Travailler dans l’incertitude (3)

La gestion du temps est un sujet sans fin pour les coachs, tellement il y a des grains d’efficacité et de confort à réaliser avec des efforts finalement assez limités. A la suite d’Alain Duluc (voir son article « 13 attitudes à adopter au travail en période crise »), je vous propose aujourd’hui de développer deux des attitudes qu’il propose.

Planifiez vos principales activités à l’avance

Sans doute connaissez-vous l’histoire des trois tailleurs de pierre que l’on interrogea sur ce qu’ils étaient en train de faire.  Le premier, d’un air buté répondit « je taille une pierre », le second, sans lever la tête, « je construis un mur », et le troisième, avec un sourire épanoui, dit : « je bâtis une cathédrale ». Qu’est-ce qui différencie ce troisième compagnon ? Il a un projet, tout simplement. Il a réfléchi au sens de son action.

Il en est de même pour notre travail au quotidien. En prenant le temps de vous projeter mentalement dans votre journée du lendemain, vous mettez votre esprit en projet, et même si vous ne vous en rendez pas compte, votre esprit va commencer à travailler, inconsciemment.

J’ajouterai une recommandation : chaque fois que c’est possible, faites une coupure entre la fin de votre travail et votre retour à vos activités personnelles. L’un des risques majeurs du télétravail est de faire exploser les frontières entre les différents temps de notre vie; or nous avons besoin de fermer un dossier avant d’en ouvrir un autre Si vous avez un temps de transport, ne le passez pas entièrement à réfléchir à vos dossiers, mais prenez aussi le temps de lire, d’écouter la radio, ou toute autre chose qui vous déconnectera du travail. Et si vous avez la possibilité de marcher un peu pour rentrer chez vous, profitez-en !

Faites plusieurs petites pauses

Quand je dirige une chorale, une chose me frappe : pendant une répétition, on travaille un morceau de musique, on s’acharne, on répète, et rien ne va. La semaine suivante, on reprend le même morceau et tout se met en place ! Magie ? Non, simplement, notre cerveau a besoin de « temps morts » pour assimiler ce que nous voulons lui apprendre. C’est l’une des fonctions maintenant bien connues du sommeil.

Ayons donc à l’esprit que nous ne pouvons pas être au top 100% du temps. J’invite tout spécialement les managers à garder cela en tête, et à accepter que leurs collaborateurs ont besoin de faire des coupures. Les pauses café, les pauses en milieu de réunions, les discussions informelles sur le palier, et même les micro-siestes…ne sont pas du temps perdu, mais le gage d’une meilleure efficacité dans la suite de la journée.

Vous n’y arrivez pas ? Quelques idées concrètes :

  • Si vous travaillez seul, par exemple devant votre ordinateur utilisez votre agenda, et mettez des rappels à plusieurs moments de la journée (et taggez les d’une couleur différente et bien visible)
  • Prenez comme règle de toujours laisser un quart d’heure entre deux réunions ou entretiens
  • Allez chercher vous-même vos visiteurs à l’accueil, au lieu de lasser votre assistante le faire
  • Demandez à vos collègues de vous aider en vous invitant au café

Travailler dans l’incertitude (2)

Dans mon précédent article, je vous ai invité à lire ici l’article d’Alain Duluc : « 13 attitudes à adopter au travail dans une période d’incertitude ». Aujourd’hui, je vous propose de réfléchir à la deuxième attitude qu’il propose : relativisez, concentrez-vous sur l’essentiel.

Je vous entends déjà : « Facile à dire !  » Voici deux pistes de réflexion très concrètes qui pourront vous aider.

Tout d’abord, je vous propose de faire un tri rapide entre ce sur quoi vous avez de l’influence, ce qui est à votre main, sous votre contrôle, et ce sur quoi vous n’avez pas d’influence. Et je vous invite à vous concentrez sur ce que VOUS pouvez faire. Par exemple : je n’ai pas d’influence sur la décision du Préfet de fermer les bars, en cette période de Covid; en revanche j’ai de l’influence sur la façon dont je respecte les gestes barrière. Je n’ai pas d’influence sur ce que ressentent les gens, car leurs émotions leur appartiennent ; en revanche, j’ai de l’influence sur mon choix de faire du sport ou de ne pas en faire, sur la façon dont je parle aux gens et dont j’exprime mes propres émotions, etc. Prenez quelques minutes, au calme, pour faire le tri : qu’est-ce qui est sous votre influence, et qu’est-ce qui n’y est pas ? et décidez de ne pas vous tracasser avec les choses auxquelles vous ne pouvez rien ! votre niveau de stress en sera fortement diminué.

Pour aller plus loin, je vous invite à réfléchir à ce qui est essentiel pour vous, en d’autres mots : quelles sont vos valeurs ? Pour cela, choisissez trois ou quatre moments récents de votre vie, dans des contextes différents, des moments dans lesquels vous avez éprouvé une émotion assez forte : joie, colère, tristesse, angoisse, peur… Prenez le temps de repenser à chacun de ces moments, et pour chacun, posez-vous la question : dans ce moment-là, quand j’éprouvais cette émotion, qu’est-ce qui était important pour moi ? Petit à petit, vous allez mettre des mots sur cers choses importantes, qui peuvent être très diverses. Par exemple, si vous vous êtes mis en colère au bureau parce que votre patron était très en retard, vous découvrirez peut-être que la valeur qui est en jeu dans cette situation pour vous est le respect, ou la ponctualité, ou l’honnêteté, ou la bienveillance, ou encore autre chose…
Notez les mots qui vous viendront à l’esprit pour chaque moment auquel vous aurez repensé. Ce sont des valeurs auxquelles vous êtes attaché, et vous pouvez décider de vivre plus en accord avec ces valeurs, de refuser les situations qui ne respectent pas ces valeurs. Et là encore, votre niveau de stress en sera grandement diminué.

Et si l’exercice vous semble difficile, faites-vous aider, par exemple par un coach !

Dans un prochain article, nous réfléchirons à tout ce qui est lié à la gestion du temps.

Travailler dans l’incertitude

Je vous invite à lire ici l’article de l’excellent Alain Duluc, que j’ai côtoyé dans une vie professionnelle passée. Son titre : « 13 attitudes à adopter au travail dans une période d’incertitude ».

Certaines propositions de l’article vous paraissent sans doute très concrètes. D’autres vous semblent peut-être plus difficiles à mettre en œuvre au quotidien. Dans les semaines qui viennent, je vous propose d’aller plus loin sur chacune d’entre elles.

Et sans plus tarder : « choisissez de penser positivement ».

L’auteur le dit, c’est une question psychologique. Il me semble que l’on peut retenir plusieurs facteurs pour penser positivement :

Comment j’assume la responsabilité de mes succès ? suis-je plutôt « j’ai eu de la chance », ou bien « quand je me prépare bien, cela fonctionne » ?

Comment je gère mes échecs ? suis-je plutôt « c’est la faute à l’autre (le client, le manager, les procédures, la météo,…) ou bien « comment est-ce que je vais faire mieux la prochaine fois » ?

Comment je manage mon équipe ? suis-je plutôt « droit à l’erreur, bienveillance, initiative » ou bien « seul le résultat compte, blâme, contrôle » ?

Et pour terminer, je vous propose un exercice pratique : chaque soir, notez sur un carnet une (ou plusieurs) choses que vous avez réussies aujourd’hui. Ne cherchez pas de grandes choses, au contraire : dire bonjour à tel collègue, prendre la parole dans une réunion, terminer un dossier à temps…ce sont les réussites du quotidien qui forgent notre façon de penser.

A bientôt pour une autre proposition : « relativisez, concentrez-vous sur l’essentiel »

Gérer les transitions (3/3)

Les commencements sont toujours pleins de désordre (John Galsworthy)

Après la phase de déplacement, que W. Bridges appelle « zone neutre », vient le temps de la recristallisation. Cette troisième phase vise la consolidation de l’état modifié.

Un nouveau départ provoque toujours des sentiments ambivalents. Il réactive les angoisses de la phase de deuil; il comporte des risques, en particulier quant aux résultats, car il oblige les gens à sortir du confort de la zone neutre où ils n’avaient pas la pression des résultats.

Dans cette phase, la stratégie consiste à :

  • donner un sens. Si vous criez « en avant », vous devez montrer une direction. Communiquez sur la vision, sur l’objectif, pour que chacun s’en fasse une représentation.
  • donner des indicateurs concrets, qui permettront à chacun de voir si l’objectif est atteint.
  • Proposer un plan de mise en oeuvre, qui rassurera.

Si vous êtes le pilote de ce « nouveau départ », gardez à l’esprit quelques règles de comportement :

  • soyez cohérent, montrez l’exemple de ce qu’il y a à faire
  • assurez-vous qu’il y ait des victoires rapides, et célébrez-les
  • symbolisez le nouveau départ par des objets concrets (identité visuelle, t-shirt, affiches, etc.)

Gérer les transitions (2/3)

On ne découvre pas de nouvelles terres sans consentir à perdre de vue le rivage pendant longtemps (André Gide)

La phase intermédiaire de changement consiste à vivre le changement. Les personnes expérimentent soit de nouvelles façons de percevoir leur rôle et celui des autres, soit de nouvelles habitudes de travail, soit encore de nouveaux comportements.

C’est une période qui peut être difficile à vivre, car tout y est nouveau, encore flou, les perspectives ne sont pas clairement établies. W Bridges appelle ce temps : la zone neutre.

Dans ce temps de déplacement, les employés ont besoin d’être compris, par la direction, dans leurs tentatives d’apprentissage et d’être associés au processus en cours. Il est nécessaire, autant que possible, de la laisser jouir d’une véritable capacité d’influencer positivement le changement, de faire des propositions d’amélioration.

Dans cette phase, l’organisation est dans une logique double :

  • normative, car il faut mettre en oeuvre les nouveaux processus, faire respecter de nouvelles règles, et donc les affirmer;
  • pédagogique, car il s’agit bien de nouveaux apprentissages, et ceux-ci seront nécessairement progressifs et non dénués d’erreurs.

Au final, on pourrait résumer le positionnement du manager en deux mots : arbitrer (entre les résultats à obtenir et les apprentissages nouveaux) et écouter.